Bekannt aus dem #1 Studihacker Podcast 

Executive Assistant & Linguistic Specialist (m/w/d)

The Black Swan Branding Agency is a Full-Service Creative House & High-Performance Training Supplier for Executive Coaching. We are currently in the hiring process across all areas. Send us a message at anytime! 

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, sollten Sie gut organisiert sein, über hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten verfügen und selbständig ohne Anweisung handeln können. Letztendlich tragen Sie zur Effizienz unseres Geschäfts bei, indem Sie die Führungskräfte persönlich und zeitnah unterstützen.  

Aufgaben

  • Als Ansprechpartner zwischen den Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und externen Partnern fungieren
  • Verwalten des Informationsflusses auf zeitnahe und präzise Weise
  • Verwalten der Kalender der Führungskräfte und Arrangieren von Meetings
  • Treffen von Reisevorbereitungen und Buchen von Unterkünften
  • Abrechnen täglicher Spesen und Erstellen von wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Berichten
  • Beaufsichtigen der Leistung des Büropersonals
  • Als Office Manager fungieren, indem Sie den Materialbestand im Büro im Auge behalten
  • Formatieren von Informationen für die interne und externe Kommunikation, wie Memos, E-Mails, Präsentationen, Berichte
  • Protokollieren von Besprechungen
  • Entgegennehmen von Anrufen und Weiterleiten nach Prüfung sowie Verteilen der Korrespondenz
  • Organisieren und Verwalten eines Ablagesystems

Anforderungen

  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Funktion
  • Ausgezeichnete MS Office-Kenntnisse
  • Außergewöhnliche Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
  • Solide Kenntnisse im Umgang mit technischen Bürogeräten und Anwendungen (z. B. elektronische Kalender und Kopiergeräte)
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Diskretion und Vertraulichkeit
  • Abitur
  • Diplom oder Zertifikat als Personal Assistant sind von Vorteil
Job Category: Executive Administration
Job Type: Full Time
Job Location: Hybrid Nürnberg

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Allowed Type(s): .pdf, .doc, .docx
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Black Swan Branding Agency by Nikolas Pulido

Wir sind erreichbar von:

Mo. – Fr. 8 bis 20 Uhr

Sa. 9 bis 16 Uhr

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